Las 4 funciones principales de la secretaria

Un secretario, o asistente administrativo, que trabaja para un administrador realiza las mismas tareas en cualquier oficina. El objetivo del trabajo es una gestión particular de sus proyectos, al contrario que el resto de empleados o departamentos de la compañía.

Las tareas incluyen hablar por teléfono, escribir comunicados, preparar documentos, organizar la oficina y gestionar los proyectos. El administrador al que el secretario atiende suele ser un mando intermedio, que supervisa a un equipo de empleados, en contraposición al nivel ejecutivo alto.

1. Comunicaciones

Un asistente normalmente responde solamente a las llamadas de teléfono de un administrativo particular. Es la persona con la que se encuentran desde el primer momento los visitantes de la oficina, a la que salud y la que les proporciona las instrucciones adecuadas a su cargo.

Responde a los mensajes del teléfono y devuelve las llamadas en caso de que sea necesario.  El asistente prepara los comunicados escritos, como cartas y emails, de parte del administrativo. También sirve como persona intermedia a la hora de manejar los emails y paquetes tanto entrantes como salientes.