Mis saberes al terminar secretariado ejecutivo V

ASPECTOS O TEMAS DESARROLLADOS QUE MAS RESALTARON EN EL CICLO 

• logística: aprendí a desarrollar actividades como:

1. compras:  En sus principios la logística no era más que tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este conjunto de actividades han sido predefinidas y hoy en día son todo un proceso. 
2. control de calidad: El control de calidad es el conjunto de los mecanismos, acciones y herramientas realizadas para detectar la presencia de errores. La función principal del control de calidad es asegurar que los productos o servicios cumplan con los requisitos mínimos de calidad.
3. inventarios stock:    ¿QUÉ ES UN STOCK? Llamamos stocks existencias de una empresarial conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo, como los destinados a la venta.   

• ofimática secretarial aprendí lo de camtasia: 

Camtasia es un capturador y editor vídeo que recoge como fuente lo que pasa en tu pantalla. Gracias a él podrás, entre otras muchas cosas, hacer  tutoriales como los que nosotros hacemos.

como crear un BLOGGER: 

1. crear una cuenta en gmail. Para ello ingresa al portal http://www.gmail.com

Experiencias a mencionar donde aplico los conocimientos adquiridos.

por ejemplo en mis practicas. lo que aprendí aquí en esta casa de estudios lo aprendí en mis practicas como por ejemplo aprendí  a redactar documentos, atención al cliente que es muy importante.

también en este mes adquirí a un curso taller donde el tema fue atención al cliente donde me servirá de mucho en el ámbito laborar.

como secretaria ejecutiva ¿considera importante conocer y manejar recursos ofimaticos?

si es muy importante para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos tecnológicos.  Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos.

Perfil de Secretaria Moderna

-     Cualidades Personales de la Secretaria Moderna

-     Formación de la Secretaria

-     Código Deontológico de las Secretarias

in embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:·        

Personalidad equilibrada y proactiva.·        

Autoestima positiva.·        

Capacidad de adaptación a los cambios.·        

Habilidades comunicativas y escucha activa.·        

Capacidad de crear, innovar e implementar.·        

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.·        

Disposición para trabajar en equipo.·        

Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.·        

Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.·        

Espíritu de superación.·        

Flexibilidad·        

Sentido de humor. ·        

Resistencia física y nerviosa.·        

Agudeza visual. 

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: ·        

Técnicas de archivo. ·        

Técnicas de oficina·        

Digitación o mecanografía.·        

Uso apropiado del teléfono·        

Manejo y organización de la agenda·        

Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.·        

Manejo adecuado de documentos.·        

Conocimiento y dominio del idioma del país.   

4. Gestión de proyectos

El asistente se puede ver en muchas ocasiones involucrado en los proyectos especiales de gestión. Esta función puede involucrar adquirir información de vendedores o clientes, así como negociar con ellos los precios u otros términos. Puede ayudar a crear presentaciones e informes para conferencias y meetings. El nivel de implicación en la gestión del proyecto depende de su experiencia particular, así como de cuánta ayuda necesita el administrador.

3. Organización

Las funciones de organización son las principales responsabilidades de un secretario. Debe mantener y manejar las fotocopiadoras, impresoras, teléfono, sistemas de videoconferencias, y otro tipo de equipamiento de oficina. El secretario debe realizar el seguimiento de los productos en stock para determinar cuándo se debe administrar nuevo material.

2. Documentos

Un asistente administrativo utiliza aplicaciones informáticas para preparar las presentaciones, los documentos Word, las bases de datos, y otro tipo de documentos, relacionados con la compañía. Es responsable de que los documentos sean exactos, ya que requiere de habilidades específicas en el deletreado y en la gramática.

De forma general un administrativo requiere de un asistente que cuente con experiencia en las aplicaciones computacionales relacionadas con la industria. Por ejemplo, un administrador financiero necesitaría que su asistente se adaptase a utilizar aplicaciones como el Microsoft Excel con el objetivo de preparar hojas de cálculo.

Las 4 funciones principales de la secretaria

Un secretario, o asistente administrativo, que trabaja para un administrador realiza las mismas tareas en cualquier oficina. El objetivo del trabajo es una gestión particular de sus proyectos, al contrario que el resto de empleados o departamentos de la compañía.

Las tareas incluyen hablar por teléfono, escribir comunicados, preparar documentos, organizar la oficina y gestionar los proyectos. El administrador al que el secretario atiende suele ser un mando intermedio, que supervisa a un equipo de empleados, en contraposición al nivel ejecutivo alto.

1. Comunicaciones

Un asistente normalmente responde solamente a las llamadas de teléfono de un administrativo particular. Es la persona con la que se encuentran desde el primer momento los visitantes de la oficina, a la que salud y la que les proporciona las instrucciones adecuadas a su cargo.

Responde a los mensajes del teléfono y devuelve las llamadas en caso de que sea necesario.  El asistente prepara los comunicados escritos, como cartas y emails, de parte del administrativo. También sirve como persona intermedia a la hora de manejar los emails y paquetes tanto entrantes como salientes.